Getting Things Done (GTD) Zeitmanagement - Mein Ansatz 2020

Seit einiger Zeit suche ich einen Weg wie ich Herr meiner Aufgaben werden kann. Es gibt zahlreiche Methoden, mit der Man seine Aufgaben erfassen, priorisieren und Abarbeiten kann. Eine der bekanntesten ist glaube ich die “Getting Thinks Done” ¹ Methode, mit der ich mich auch etwas näher beschäftigt habe.

In diesem Beitrag versuche ich die Methoda und meine Anpassungen daran zu dokumentieren. Primär für mich, dass ich in der Methoda sicherer werde und einen Ort habe, wo ich nachschauen kann und mein Vorgehen anpassen kann. Denn alle Methoden, die ich gefunden habe, haben eines gemeinsam. Sie passen nicht zu 100% zu meinen Arbeitsweisen und müssen wenn man sie anwendet immer wieder angepasst werden. Ganz nach dem PDCA-Modell (Plan-Do-Check-Act oder auch Demingkreis genannt).

Derzeit nutze ich als technisches Werkzeug Google Tasks. Damit habe ich zumindest zum Stand des Schreibens die besten Erfahrungen gemacht und ich benötige keine (teilweise kostenpflichtige) alternative Software. Und ich habe es sowohl am Desktop als auch auf dem smartphone synchron.

Den Kopf frei bekommen durch aufschreiben

Eine der Dinge dir mir sehr schnell geholfen hat, meinen Kopf einfach mal wieder frei zu bekommen, ist auch das Herzstück der Getting Things Done Methode. Alles was auch nur nach einer Aufgabe klingt wird sofort aufgeschrieben. Der Hintergrund ist, dass dadurch das Hirn nicht länger an diese eine (vielleicht gar nicht so wichtige) Aufgabe denken muss und sich wieder auf andere Dinge konzentrieren kann. Und sei es auch nur das ausspannen.

Für das erste Sammeln der Aufgaben nutze ich eine Liste mit Namen “Inbox”. Dort schreibe ich zunächst kurz, aber so aussagekräftig, dass ich auch in ein oder zwei Wochen noch weiß um was es ging, auf was mir gerade in den Kopf gekommen ist. Wenn ich absehen kann, dass ich diese Aufgabe bis zu/an einem festen Termin erledigt haben muss, versehe ich sie gleich mit einem Datum und Uhrzeit, sonst bleibt es ersteinmal frei. Das ist problemlos möglich dank Google Tasks.

Ein mal die Woche überprüfen, aufräumen und löschen

Ein mal die Woche muss aufgeräumt werden. Und das nicht nur in der Inbox, die über die Zeit eine ganz schöne Müllhalde werden kann.

Ich nehme mir dafür Montags die erste Stunde auf Arbeit Zeit dafür. Warum Montags? Weil ich dann den rest der Woche einen recht guten Überblick habe was die Woche zu erledigen ist.

In dieser Stunde gehe ich jede meiner Listen (Momentan kennen wir nur eine Liste, die anderen kommen gleich) durch und schaue mir jeden der einzelnen Tasks nach den folgenden Kriterien an.

• Um was handelt es sich nochmal?
  Jetzt ist spätestens der Zeitpunkt, an dem ein ToDo aus der Inbox mit mehr Inhalt gefüttert wird. Oder auch um sich noch einmal die Aufgabe ins Gedächtnis zu rufen.
• Gibt es etwas zu tun, für diese Aufgabe?
  Auch wenn die Frage albern klingt, ist es gar nicht so abwägig, dass eine Aufgabe ersteinmal keine Aktion nach sich führt. Entweder weil sie bereits erledigt wurde oder weil die Aufgabe hinfällig ist. Dann kann die Aufgabe getrost gelöscht werden.
  • Wenn für diese Aufgabe nichts zu tun ist
    Es gibt aber auch Aufgaben, für die es im Moment nichts zu tun gibt. Diese Aufgaben können für eine spätere Bearbeitung in eine neue Liste verschoben werden, mit dem Namen Später.
  • Gibt es mehr als eine Aktion zu tun?
    Damit wird aus der Aufgabe ein “Projekt”, das wiederum mehrere Unteraufgaben haben kann. Was ich genau mit einem solchen Projekt mache, ist mir noch nicht ganz klar. Nach reiner Lehre sind Projekte eigene Listen, aber das scheint mir der Übersicht nicht dienlich.
• Was ist die nächste Aktion die durchgeführt werden muss?
  Welche Aufgaben sind als nächstes zu erledigen? Diese Dinge werden in (wieder eine neue Liste) Liste Aufgaben verschoben und warten dort auf die Abarbeitung. Dabei werden aber noch einmal zwei Dinge Berücksichtigt:
  • Kann das in unter zwei Minuten erledigt werden?
    Wenn eine Aufgabe in unter zwei Minuten erledigt werden kann, wird sie sofort erledigt und nicht aufgeschoben. Das kommt daher, dass der Aufwand für die Organisation der Aufgabe höher ist als die reine Umsetzung.
  • Bin ich der Richtige für diese Aufgabe, oder kann/sollte sie delegiert werden?
    Bei diesem Schritt habe ich bis jetzt die meisten - negativen - Kommentare gehört. Zu jeder Aufgabe soll geprüft werden, ob ich der Richtige bin diese Aufgabe umzusetzen, oder ob es jemanden gibt der besser geeignet ist um die Aufgabe schnell und effizient umzusetzen. Das heißt nicht, dass ich zu faul bin, es bedeutet nur, dass jemand anderes diese Aufgabe effizienter Umsetzen kann und ich meine Zeit effektiver einsetzen kann.
    Aufgaben die ich delegiere, oder bei denen ich auf Zuarbeit warte, verschiebe ich in die Warten auf-Liste.

Aufgaben auf der Warten auf-Liste müssen dann ggf. noch einmal bei den bearbeitenden Personen nachgefragt werden.

Wie ich Aufgaben terminiere und abarbeite

Ein großer Vorteil von Google Tasks ist, dass ich meine Aufgaben im gleichen Fenster wie meinen Kalender anzeigen kann. Auch kann ich aufgaben einen Termin geben, sei es für einen Fälligkeitsdatum oder ein Datum an dem ich es bearbeiten möchte. Der Nachteil davon ist, dass die Termine aus den Aufgaben, mich in meinem Kalender nicht blockieren und andere über einen Termin meinen Plan der Abarbeitung behindern können. Dafür habe ich zwei Lösungen für mich gefunden.

Ich habe einen Festen Zeitblock in meinem Kalender (jeden Morgen von 8:00 Uhr bis 9:00 Uhr) in den ich mir die Abarbeitung der meisten Aufgaben lege.
Es gibt Aufgaben, die nicht in diesem Zeitraum abgearbeitet werden können. Das liegt zum einen daran, dass sie vor dem nächsten Slot erledigt sein müssen, oder ich Abhängigkeiten zu anderen habe, die so früh noch nicht auf Arbeit sind. Für diese Aufgaben lege ich mir paralel zur terminierung der Aufgaben einen Termin, der meinen Kalender für diese Aufgabe blockt.

Es gibt auch Aufgaben, die in einem Meeting erledigt werden müssen. Diese werden dann paralel zum Meeting gelegt. Über die Erinnerungen im Browser oder auf dem Smartphone werde ich daran erinnert diese Aufgaben im Meeting zu bearbeiten (Beispielsweise Entscheidungen treffen, Aufgaben delegieren usw).

Aufgaben priorisieren

Das priorisieren von Aufgaben, ist glaube ich die größte Herausforderung bei der ganzen Selbstorganisation. Wir alle haben eine limitierende Größe, die sich nicht strecken lässt, und das ist die Zeit. Man kann die Zeit, die für die Abarbeitung zur Verfügung steht strecken (mit Überstunden), aber das nimmt Zeit aus anderen Bereichen des Lebens, wie der Zeit für die Familie, Freizeit, Hobby und anderen Dingen. Dazu kommt, dass die meisten Arbeitsverträge mit denen ich es zu tun hatte, die Auszahlung von Überstunden ausschließen.

Es gibt mehrere Methoden Aufgaben zu priorisieren, aber noch habe ich keine Gefunden die mir vollständig zusagt. In dem Buch Get Work Done! ² werden einige Methoden beschrieben, die eine Priorisierung ermöglichen sollen. Dabei ist die Eisenhower-Methode.

Eisenhower-Methode für die Priorierung

Nach der Eisenhower-Methode schaut man sich eine Aufgabe und platziert sie auf der folgenden Matrix, je nachdem ob eine Aufgabe Dringend und oder Wichtig ist. Dabei sind Dinge, die Dringend sind unbedingt selbst zu erledigen. Die entsprechende Aufgabe kann dann mit dem entsprechenden Schlüssel (A-D bzw. 1-4) gekennzeichnet.

So richtig zufrieden bin ich mit der Methodig noch nichts. Denn die Entscheidung ob etwas wichtig ist oder nicht, ist gelegentlich schwamig. Und dinge können sehr schnell Dringend werden, was wieder jede Planung über den Haufen werfen kann. Allerdings sollte es Ziel eines jeden Zeitmanagements sein, Dinge gar nicht erst dringend werden zu lassen. Auch bin ich nicht so begeistert von der Prio 4. Denn ich finde jede Aufgabe sollte irgendwann erledigt werden. So die Theorie.

Übersicht meiner Listen und ihre Zwecke

Abschluss

Wie bereits am Anfang erwähnt, ist das hier einzig mein Ansatz wie ich die Getting Things Done (GTD) Methode für mich adaptiere. Diese Anleitung wird sich über die Zeit sicher auch verändern, da ich die Methodig für mich immer wieder anpassen werde.

Wenn du Kommentare zu dem Ansatz hast, oder mir Feedback geben willst, dann schreibe mir doch eine Mail, oder auf Twitter und Co.

Ein Hinweis noch am ende. Achtet darauf, dass ihr euch maximal 60% des Tages verplant. Ob mit Aufgaben, oder mit Terminen. Denn ihr braucht auch Zeit für unplanbare Arbeiten, Ablenkunden und die sogenannte Rüstzeit zwischen den Aufgaben, um auch mal den Kopf frei zu bekommen.